Van A naar B volgens de principes van B: kies de goede vorm voor je event?

Voordat je enthousiast aan de slag gaat met het organiseren van een event voor je organisatie — of dat nu een kennisfestival, congres of inspiratiedag, of welke vorm dan ook, is — is het goed om eerst stil te staan bij één simpele maar cruciale vraag:

Wat wil je met jouw event bereiken?
Het klinkt als een open deur, maar het antwoord op die vraag bepaalt alles. De inhoud, de energie, de locatie, het programma — én vooral: de vorm. En er wordt vaak te kort bij stil gestaan.

Van A naar B volgens de principes van B
Een van de belangrijkste veranderkundige principes, dat ook geldt voor het organiseren van events, is wat ons betreft: ‘Organiseer van A naar B volgens de principes van B.’ Of zoals klinisch en organisatiepsycholoog Jacqueline Jansen het mooi verwoordt: “Wie een organisatie wil veranderen, dient die verandering aan te pakken volgens de principes, inzichten en regels die gelden in de gewenste organisatie.”
Met andere woorden: wil je dat je organisatie zich op een bepaalde manier ontwikkelt, dan moet je dat al laten zien in hoe je het event organiseert. Heel kort door de bocht:

• Wil je meer samenwerking? Ontwerp samenwerking.
• Wil je meer autonomie? Geef autonomie aan de deelnemers.
• Wil je innovatie stimuleren? Creëer ruimte voor verrassing, experiment en spel.
• Wil je minder bureaucratie? Organiseer dan geen event vol regels en draaiboeken.
• Wil je wendbaarheid stimuleren? Zorg dan dat deelnemers kunnen kiezen, bewegen en ontdekken.
• Wil je verbinding? Ontwerp ontmoeting.
• En weet je nog niet zo goed hoe B eruit ziet? Organiseer dan het event vanuit het idee ‘van A naar etwas’. Dus met bijvoorbeeld veel ruimte voor ontdekken, verwondering, niet weten en dialoog.

Het klinkt logisch, maar in de praktijk gebeurt vaak precies het tegenovergestelde.

Een event dat past bij het doel
Voor een geslaagd kennisevent is het belangrijk dat de vorm past bij wat je wilt bereiken. Wat je wilt bereiken is als het ware de “B”: de gewenste situatie, het doel waar je naartoe wilt. En die B kent bepaalde eigenschappen — eigenschappen die je tijdens je event wilt laten ervaren.

Wie dat principe consequent toepast, merkt dat een event niet zomaar een bijeenkomst is, maar een krachtig veranderinstrument. Dus voordat je begint met plannen, stel jezelf nog één keer die vraag: Wat wil ik bereiken en wat moeten deelnemers dus ervaren? Het antwoord daarop is het begin van de juiste vorm. Wil je bijvoorbeeld beweging creëren richting zelforganisatie? Dan is een strak geregisseerd programma met vaste looproutes en vooraf ingevulde schema’s niet bepaald passend. Wil je juist focus en verdieping op één thema? Dan is een congresvorm met één krachtige keynote en een paar verdiepende sessies misschien wel de meest geschikte.

De kunst zit ‘m dus in de vertaalslag van doel naar vorm.