Kennisfestival
Kennisfestivals zijn onze basis, organiseren we er een keer één samen?
Wat is een kennisfestival?
Een kennisfestival combineert het beste van twee werelden: de inhoudelijke kracht van een groot congres met de gezellige, feestelijke sfeer van een muziekfestival. Het basisidee ooit waren sprekers op een muziekpodium, aangevuld met inderdaad muziek, maar ook lekker eten en drinken. Lekker dwalen door kennisland met een blokkenschema in je hand. En als belangrijke factor, geen podium waar iedereen tegelijk terecht kan. Deelnemers bepalen hun eigen routen en stellen zo zelf hun persoonlijke dagprogramma samen. Inhoud staat voorop, maar de dag draait ook verrast worden, ontmoeten en met heel veel energie weer naar huis, in een setting met foodtrucks, muziek, en een creatieve aankleding.
Wij begonnen meer dan tien jaar geleden zelf met het organiseren van Het Grootste Kennisfestival van Nederland en hebben zo ondertussen ontzettend veel ervaring opgedaan met kennisfestivals in alle soorten en maten.
We starten een samenwerking altijd met een foldersessie. En hoewel het woord folder misschien wat ouderwets klinkt werkt dit altijd heel goed: we gaan met elkaar (max een uur) weken aan hoe een folder eruit zou zien als het festival al bestond. We bedenken samen een thema, een naam, een sfeer, bepalen de kleuren misschien al en brainstomen over de eerste namen voor op het podium. Natuurlijk bedenken we hoeveel podia er moeten zijn. En wat komt er straks terug in de evaluatie? Hebben we gelijk ene doelstelling bepaald.
En net als bij ieder ander kennisevent dat we organiseren gaan we daarna aan de slag aan de hand van de driedeling communicatie, programma en locatie.
Hoe maken we van jouw kennisfestival een succes?
Communicatie
De basis voor de communicatie is al gelegd in de folder sessie. Op basis daarvan gaan we echt kijken hoe het festival er qua sfeer uit gaat zien en ontwikkelen we er een huisstijl voor. In stijl van de organisatie maar vaak met wel iets meer een festival-vibe.
We bouwen en beheren een online platform in festivalstijl waar deelnemers alle eventinformatie vinden, zich kunnen aanmelden, hun voorkeuren doorgeven en inspirerende content bekijken. Via het platform zorgen we ook voor het blokkenschema, een helder overzicht van het totaalaanbod, én verzorgen alle (online) tools voor registratie, selectie van sessies (als jullie dat handig vinden) en automatische facturatie indien gewenst.
En natuurlijk denken we mee over het werven van deelnemers, de communicatie met sprekers en misschien ook wel met de buren van het festivalterrein. Komt allemaal aan bod.
Programma
Samen stellen we een programma samen, waarbij we een mix maken van eigen sprekers en een aantal toppers (bijvoorbeeld) waarbij we natuurlijk graag netwerk van inspirerende sprekers, workshopleiders en artiesten inzetten. We houden contact met de sprekers, checken of ze kunnen, kijken naar hun favoriete tijdstip op de festival-dag en bepalen samen welk podium het beste past.
Locatie
We zoeken en organiseren een passende, creatieve locatie die past bij het thema én de doelgroep van het festival. Het kan op zoveel locatie. Een eigen terrein opbouwen, misschien wel gebruikmakend van ons festivalterrein of op een heel andere bijzondere plek. Wij deden dat bijvoorbeeld al op ene parkeerplaats van een school, in een schouwburg, in het theater in de Spoorzone van Zwolle, in een park, op en landgoed en ga zo maar door.
Wij regelen (in overleg van wie doet wat)alles wat nodig is: vergunningen, techniek, inrichting, festivalterrein, catering, beveiliging, sanitaire voorzieningen en sfeervolle aankleding. Voor elk concept en elke omvang vinden wij de juiste plek. Extra’s zoals terugkijken van sessies, aftermovies, een prikbord of een online boekenhoek maken de festivalbeleving compleet. Alles in overleg natuurlijk.
Of het nu gaat om het volledige projectmanagement of alleen om één van deze onderdelen: als initiator en organisator van het Grootste Kennisfestival van Nederland weten wij wat nodig is om een kennisfestival onvergetelijk te maken. Met een klein vast team, een groot netwerk en een superhandig online platform denken we vanaf de allereerste brainstorm tot de laatste evaluatie mee – praktisch, creatief, resultaatgericht én met plezier. Leuk om een keer over te hebben!
Samenwerken met Rudie en Kornelis is een genot. Feitelijk zijn ze hun product; je bouwt weliswaar aan een serieus en professioneel event maar het lijkt door hun ondersteuning, werkwijze en input meer op een feestje. Ze bewaken productie deadlines en financiën en zetten je inhoudelijke agenda onder voortdurende creatieve hoogspanning. Hun bijdrage aan het succes van het Noord-Nederlandse gezondheidsfestival is moeilijk te overschatten!
Frederic van Kleef – Aletta Jacobs School of Public Health